Standardi firme XYZ (iz Srbije)

 

 

Ljudi koji zajedno rade stvaraju posebnu atmosferu, specifičnu »klimu« koja predstavlja izraz određenih vrednosti, normi i načina ponašanja u kolektivu.

          

Kodeks ponašanja sistematizuje i standardizuje pravila ponašanja.

 

Standardi koji slede su sastavni deo korporativne kulture FIRME odnose se na pravila ponašanja na poslu. Pravila lepog ponašanja su odlika kulture čoveka. Od Vas se očekuje da svoje ponašanje uklopite u sistem standarda koji su izloženi u daljem tekstu.

 

 

 

1.   STANDARDI KOMUNIKACIJE

 

Standardi koji slede definišu način komunikacije u FIRMI.

 

            STANDARD ZA JEZIK

 

·        Zvaničan jezik u pisanoj i govornoj komunikaciji među zaposlenima unutar FIRME je srpski jezik, a u okviru Grupe engleski jezik.

·        Zvaničan jezik u pisanoj i govornoj komunikaciji sa inostranim partnerima FIRME je engleski jezik.

·        Zabranjen je govor u slengu i upotreba psovki.

·        Zvanično pismo je definisano važećim standardima FIRME i Direkcije za Marketing i PR.

 

            STANDARDI EKSTERNE KOMUNIKACIJE

 

Eksterna komunikacija je poslovna komunikacija sa ljudima koji nisu zaposleni u FIRMI. Utisak koji ostavite na njih uticaće na imidž FIRME u javnosti.

 

Slede pravila eksterne komunikacije.

 

1.2.1. KOMUNIKACIJA U DIREKTNOM KONTAKTU

 

·        Pozdravljajte se sa »dobar dan«, a ne sa »zdravo« ili »ćao« i sl, sem ukoliko niste ostvarili prisno poznanstvo. Prilikom predstavljanja uputno je da navedete i funkciju koju obavljate u kompaniji.

·        Obratite pažnju na svoj nastup. Budite ljubazni, ali ne i usiljeni! Budite strpljivi i skoncentrisani na razgovor. Slušajte sagovornika. Budite predusretljivi, spremni da ponudite savet, odgovor, ili rešenje. Posvetite odgovarajuće vreme, a u slučaju da je Vaš sagovornik neumereno »uporan«, nađite pristojan način da suvišno ne trošite dragoceno vreme. Nervoza, nestrpljivost i neljubaznost nisu prihvatljivi.

·        Obavezno je da prilikom poslovnih susreta imate pri sebi Vašu vizit kartu. Na kraju razgovora ostavite svoju vizit kartu, a ukoliko je eventualno nemate pri sebi objasnite kada i gde se sa Vama može stupiti u kontakt u toku radnog vremena. Naravno, ukoliko je susret od poslovnog interesa. Prilikom otpozdravljanja takođe obratite pažnju na nastup i ljubaznost. Ukoliko je sagovornik Vaš gost, uvek ga otpratite do izlaznih vrata, ili lifta.

 

 

1.2.2. STANDARDI ZA TELEFON I FAKS

 

Naročito važan za eksternu i internu komunikaciju je telefonski kontakt, utoliko pre što se danas veliki deo poslovnih kontakata uspostavlja i odvija preko telefona. Prvi utisak je, isto tako, odlučujući. Obratite pažnju da:

 

·        Vaš glas prilikom javljanja bude jasan, zvučan i ljubazan.

·        Ne govorite u slengu.

·        Kada ste pozvani, predstavite se  »FIRMA, izvolite!«

·        Ukoliko napuštate radno mesto morate se postarati da oni koji Vas traže telefonom dobiju zadovoljavajuće obaveštenje o tome:

-         kada ćete biti na raspolaganju

-         gde se možete pronaći u hitnim slučajevima

-         kome mogu da ostave poruke

Nakon povratka na radno mesto, na svaku telefonsku poruku koja je u formi zahteva, morate odgovoriti u roku navedenom u zahtevu. U slučaju prijema poruke u toku ne-radnog dana, morate odgovoriti u roku od 6 sati od početka prvog narednog radnog dana.                   

·        U slučajevima kada odsustvuju sa posla duže od 1 radnog dana, zaposleni koji poseduju poslovnu e-mail adresu u obavezi su da podese opciju na svom mail accountu, kojom se obezbeđuje automatski odgovor na sve e-mail poruke koje stižu u periodu odsustva i pri tome šalje invormacija o privremenom odsustvu i datumu povratka na posao.

·        Na svaku e-mail poruku i/ili faks i/ili poštu koja je u formi zahteva, morate odgovoriti u roku navedenom u zahtevu. U slučaju prijema poruke i/ili faksa i/ili pošte u toku ne-radnog dana, morate odgovoriti u roku od 6 sati od početka prvog narednog radnog dana.

·        Kada budete pisali faks, pridržavajte se važećeg standarda koji će Vam biti dostavljen.

·        Obavezno isključite mobilni telefon kada ste kod direktora u kancelariji, ili na poslovnom sastanku!

 

 

1.2.3. BRIGA O GOSTIMA

 

·        Posetiocima se nudi osveženje dok čekaju nekog od zaposlenih u FIRMI i za vreme dužih sastanaka.

·        Alkoholna pića se ne nude! Nude se: sokovi, kisela voda, kafa, čaj.

·        Napici se ne služe u plastičnim čašama, nego u čašama od stakla i u šoljama.

·        Staranje o gostima je prvenstveno obaveza sekretarica, ipak obratite pažnju da ono funkcioniše. To znači naručivanje dodatnih količina pića, pražnjenje pepeljara, vetrenje prostorije u pauzama sastanka, promena šolja, sklanjanja nepotrebnih papira i sl.

 

            STANDARDI INTERNE KOMUNIKACIJE

 

Interna komunikacija je komunikacija sa ljudima koji su zaposleni u FIRMI.

Interna komunikacija treba da bude u funkciji unapređenja uspešnosti u obavljanju posla celog kolektiva. Konstruktivnom internom komunikacijom izbegavaju se greške i nesporazumi.

Slede pravila interne komunikacije.

 

1.3.1. NAČIN OSLOVLJAVANJA I POZDRAVLJANJA

 

·        Pri susretu i u komunikaciji sa direktorima uvek ih oslovljavajte sa VI i sa DIREKTORE. Nemojte koristiti: gospođo, gospođice, ili gospodine.

·        Direktori su po pravilu u žurbi. Zato im pri susretu u hodniku ili kancelariji oslobodite prostor, izmaknite se ili zastanite.

·        Prethodno pravilo naročito važi pri susretu sa Predsednikom HOLDINGA. U liftu ćete uvek dopustiti da on prvi stigne na sprat na koji se uputio, a Vi ćete se po njegovom izlasku iz lifta vratiti na sprat koji Vama odgovara.

·        Obratite pažnju da pri ulasku i izlasku iz lifta pozdravite Predsednika, direktore i kolege i da u liftu ne okrenete leđa drugima, naročito ne pretpostavljenima.

·        Procenite da li je u liftu gužva. Ne dozvolite da svojim prisustvom »pretrpate« lift.    

·        Kada pozivate lift, nemojte pritiskati tastere za oba smera kretanja, već samo za onaj koji je Vama potreban. Na taj način ćete štedeti vreme jer lift neće »poludeti« i stajati na svakom spratu.

 

 

1.3.2. USMENA KOMUNIKACIJA

 

·        Usmenom komunikacijom zaposleni razmenjuju iskustva, ideje, novosti i predloge za poboljšanje rada.

·        Ona može biti organizovana, ili spontana. U prvom slučaju reč je o sastancima koji se održavaju unutar profitnih/neprofitnih centara ili službi, odnosno na višem nivou – radni sastanci i kolegijumi.

·        Spontana komunikacija odvija se svakodnevno između najbližih saradnika. Ovde obratite pažnju da ne ometate ostale kolege u kancelariji. Dakle, razgovarajte tiho i diskretno.

·        Prenošenje tračeva i poluproverenih informacija nije dozvoljeno.

 

 

1.3.3. JUBILEJI, PROSLAVE, ŽUREVI, IZLETI

 

·        Tokom godine se organizuju neformalna okupljanja svih saradnika ili grupa saradnika u okviru kompanije, čemu u pojedinim situacijama prisustvuju i gosti. Ona imaju za cilj bolje lično upoznavanje i razmenu informacija.

·        Prilikom ovakvih okupljanja od Vas se očekuje uljudno ponašanje, a pre svega – samokontrola u konzumaciji alkohola!

 

2.   STANDARDI ZA POSLOVAN IZGLED

 

·        Slede odgovori na pitanje kako treba da se oblačite, šminkate, frizirate, kakav nakit da nosite... kako biste bili u skladu sa imidžom poslovnog izgleda FIRME. Nužno je da se generalno pridržavate propisanih standarda, a u okviru njih možete da izgrađujete individualni stil.

 

            NAČIN ODEVANJA

 

 

PRAVILA ZA MUŠKARCE

 

·        Obavezni su: odelo (sako, pantalone), košulja, kravata i cipele. Sve mora biti čisto i ispeglano.

·        Boje - Izbegavajte intenzivne boje odela (crvena, narandžasta, žuta, ljubičasta i sl). Najpogodnija su crna, siva, braon i teget odela. Leti su prihvatljive i svetlije boje.

·        Košulje - Nemojte nositi intenzivno šarene košulje. Košulja ne mora biti jednobojna, ali je poželjno da je dezen diskretan.

·        Obratite pažnju na slaganje vrsta materijala.

 

    PRAVILO ZA MUŠKARCE KOJA VAŽE U LETNJEM PERIODU

TJ. OD 01.06.-30.09.:

 

·        Zaposleni koji veći deo svog radnog vremena provode na terenu u periodu od 01.06.-30.09. ne moraju da nose sako, kravatu i košulje dugih rukava.

·        U ovom periodu na posao mogu dolaziti obučeni u pantalonama i u košulji kratkih rukava.

 

NAPOMENA:

 

Pravilo koja važi u letnjem periodu se odnose isključivo na:

 

·        (spisak sluzbi)

 

PRAVILA ZA ŽENE

 

·        Stil odevanja po kojem su osobe ženskog pola zaposlene u FIRMI  prepoznatljive čine kostim (sako i suknja) u kombinaciji sa košuljom ili prikladnom bluzom, cipelama sa potpeticom, a u letnjem periodu i sandalama bez otvorenih prstiju.

·        Optimalna dužina suknje je 10 cm iznad kolena. Suknja može biti duža, ali ne i kraća! Nemojte nositi suknje od streča, ili materijala koji se neukusno pripija uz telo.

·        Nošenje pantalona je dopušteno, ali je imperativ da su one elegantne. Prekratke, preuske pantalone, farmerke, helanke i pantalone sportskih linija NIKAKO NE DOLAZE U OBZIR!

·        Na sastancima sa poslovnim partnerima kostimi sa suknjom imaju prednost u odnosu na one sa pantalonama.

·        Ostalim danima, sako može biti zamenjen košuljom ili džemperom na raskopčavanje, ali je bitno da gornji deo ne bude neukusno uzak, kratak ili dekoltiran.

·        Obratite pažnju na slaganje boja i vrste materijala. Nemojte nositi čarape »napadnih« boja ili dezena.

·        Možete nositi haljine, ali obratite pažnju da one odgovaraju poslovnom izgledu.

·        Cipele treba takođe da odgovaraju poslovnom stilu odevanja. Na posao ne možete dolaziti u papučama, klompama, i previše otvorenim sandalama.

 

            ŠMINKA, FIRZURA, NAKIT

 

·        Nemojte se šminkati napadno. Izbegavajte senke jakih i neprirodnih boja.

·        Nemojte biti potpuno nenašminkani – preporučljivo je da koristite diskretni make-up.

·        Nokti moraju biti uredni, umereno dugi, a lak za nokte standardnih boja ( NE – crn, žut, zelen i sl)

·        Kosa teba uvek da bude čista i da ima formu frizure.

·        Muškarci ne smeju imati dugu kosu. Ženama koje imaju dugu kosu preporučuje se da je vezuju ili savijaju u punđu.

·        Obratite pažnju da na klasičan način koristite nakit. Npr. nije dozvoljeno da imate nekoliko minđuša na jednom uhu, da se »pretrpavate« bižuterijom i sl.

 

 

 

 

            MANIRI

 

·        Nemojte imati žvaku u ustima dok razgovarate.

·        Pušenje u kancelarijama nije dopušteno! Cigaretu možete zapaliti samo na mestima koja su za to određena. Ovo pravilo ne važi samo za goste firme.

·        Hranite se isključivo u restoranu. Zabranjeno je da jedete u kancelariji, za radnim stolom, na hodniku i sl.

·        Dok ste u kancelariji i radite, možete da skinete sako na kraće vreme, ali nemojte biti bez sakoa van kancelarije.

·        U direktnoj komunikaciji nemojte ugrožavati sagovornikovu »teritoriju« - nemojte se previše približavati i »unositi« u lice osobi sa kojom razgovarate.

·        Nema potrebe za fizičkim kontaktom u direktnom razgovoru, sem ukoliko nije u pitanju prisno poznanstvo. Dakle, nemojte sagovornika da hvatate za ruku, tapšete po ramenu, »čistite« mu odeću i sl.

·        Dok razgovarate telefonom, obratite pažnju da niste previše glasni da ne ometate kolege u kancelariji.

·        Nemojte se šminkati u kancelariji.

·        Na radnom mestu nisu dozvoljene privatne posete. Izuzetak su kratkotrajne posete zbog nekog važnog privatnog razloga.

·        Obratite pažnju da Vaš radni sto bude uredan i čist.

 

 

3.   ODNOSI S JAVNOŠĆU

 

Pod ovim se podrazumeva davanja izjava koje se tiču poslovanja FIRME medijima.

 

·        Osoba zadužena za komunikaciju sa medijima je direktor Direkcije za Marketing i PR FIRME.

·        Izuzev Generalnog direktora, svim ostalim zaposlenima je zabranjeno davanje izjava za javnost, ukoliko nisu prethodno dobili specijalno odobrenje za to.  

·        Od Vas se očekuje da poznanicima, zaposlenima u drugim firmama i poslovnim partnerima ne prepričavate poslovne probleme, otkrivate poslovne tajne i planove. Time kršite lojalnost prema firmi!

·        Ukoliko na poslu iskrsne problem, obratite se direktoru Vašeg sektora. Ogovaranjem po kuloarima ništa ne biste postigli, osim narušavanja vlastitog ugleda i ugleda kompanije.

·        Ukoliko se na javnom mestu sretnete, ili upoznate sa zaposlenima u FIRMI koje do sada niste poznavali, nemojte biti indiferentni već, naprotiv, pokažite kolegijalnu pažnju.

 

4.    LIČNOST ZAPOSLENOG U FIRMI

 

Slede karakteristike ličnosti koje su poželjne, čak i nužne za poslovnu karijeru i opstanak u FIRMI.

 

·        Budite »businessperson«. To znači preduzimljivost, inicijativu i samostalnost, kao i spremnost i sposobnost da odete bilo gde i nađete bilo koga kako biste savladali probleme i efikasno izveli posao do kraja. Svaki zaposleni treba da teži ka tome da bude 90% preduzetnik.

·        Uvek vodite računa o tome da Vaši postupci budu etički – fer prema drugima i smisaoni u kontekstu globalni poslovnih ciljeva FIRME.

·        Razvijajte svoju kompetenciju! Stalno učite! U FIRMI će Vam biti omogućeno praćenje odgovarajućih predavanja, seminara i kurseva. Shvatite ih kao mogućnost za unapređenje stručnih znanja. Radite na sopstvenoj edukaciji i samostalno.

·        Mislite nezavisno! Osposobite se da samostalno obavite posao od početka do kraja.

·        Stvarajte lično radno okruženje (personal network). To znači samoincijativan pristup stručnjacima unutar ili van kompanije u cilju dobijanja aktuelnih informacija.

·        Budite radoznali, oslobodite um i maštu i povezujte ih u različite projekte kada i gde je to potrebno!

·        Make a job, do not take a job!

·        Govorite istinu, držite se obećanja i poštujte individualnost!

·        Budite lojalni FIRMI – pridržavajte se standarda i pravila u ponašanju i poslovanju! Ne zaboravite da Vi lično reprezentujete korporativni imidž FIRME!

·        Nikada ne koristite poštovanje naređenja kao izvinjenje za loše povučen poslovni potez.

·        Nikada ne koristite sledeća izvinjenja i izjave: NIJE USPELO... BILO JE MNOGO TEŠKO... UMORAN SAM... MNOGO JE SKUPO... MORATE RAZUMETI ZAŠTO NISMO URADILI... NEMAM VREMENA...

 

 

5.   NE ZABORAVITE:

 

 

·        Radno vreme je od 8.30 do 16.30. To znači da na posao morate da stignete najkasnije 10 minuta pre toga kako bi sa radom počeli na vreme.

·        Ružno je (iako ne i zabranjeno) da posao napuštate tačno u minut. To izaziva gužvu ispred liftova i stvara utisak da »jedva čekate da odete«. Prekovremeni rad je više pravilo nego slučaj.

·        Običaj je da se na posao dođe i subotom kako biste završili zaostale nedeljne poslove i kako biste u neformalnoj atmosferi porazgovarali sa kolegama. Subotom ne morate biti poslovno obučeni i ne morate doći tačno na vreme.

·        Potrebno je da na posao dolazite odmorni i sveži da bi bili skoncentrisani i spremni za radne obaveze. Zato nije poželjno da radnim danom budete na ulici duže od 1 h posle ponoći.

 

 

»FIRMA« BEOGRAD

DIREKCIJA ZA LJUDSKE RESURSE